خطاب الإحالة هو خطاب عمل موجز يتم إرساله مع نوع آخر من الاتصالات ، مثل مستند أطول مثلاقتراح، ردا على استفسار أو أدفع. يوفر طريقة للسماح للمستلم بفهم ما يتم إرساله ولماذا استلمه ومن هو.
عينة من رسائل الإحالة
إذا كنت بحاجة إلى كتابة خطاب إحالة لمرافقة شيء ما ترسله إلى المستلم ، فاستخدم أحد القوالب المتوفرة هنا كنقطة بداية. ما عليك سوى النقر فوق الصورة التي تلبي احتياجاتك على أفضل وجه وسيتم فتح مستند قابل للتخصيص كملف PDF. ما عليك سوى النقر فوق النص الموجود في نموذج المستند واستبداله بمعلومات خاصة بموقفك. انظر الى هذادليل إلى Adobe printablesإذا كنت بحاجة إلى مساعدة للوصول إلى المستندات.
 خطاب إحالة موجز |  خطاب إحالة مفصل |
- عينة من رسائل الامتثال
- عينة من رسالة الملخص التنفيذي
- نموذج اقتراح المبيعات
اختيار أفضل نسخة من النموذج
قرر ما إذا كنت ستستخدم مثالًا موجزًا للرسالة أو الحرف الأطول المكون من ثلاث فقرات بناءً على هدفك.
- إذا كنت تريد ببساطة نقل المعلومات الأساسية حول ما هو مرفق ولماذا ترسله ، فاستخدم الرسالة المختصرة.
- إذا كنت ترغب في إضافة معلومات إضافية ، مثللغة موجهة نحو المبيعاتأو شرحًا مفصلاً ، استخدم الحرف المكون من ثلاث فقرات.
- يجب عليك أيضًا استخدام الحرف المكون من ثلاث فقرات إذا كنت بحاجة إلى طلب نوع من الإجراء أو الرد من المستلم.
التكيف مع تنسيق مذكرة
إذا كنت تفضل تنسيق مستند الإحالة كمذكرة بدلاً من خطاب ، فيمكن إجراء هذا التعديل بسهولة. سيكون المحتوى مماثلاً للحرف ، لكنك ستستخدم ملفتخطيط المذكرةبدلاً من تنسيق الرسالة. ببساطة استخدم واحدة من هؤلاءأمثلة على المذكراتلأغراض التنسيق المقترنة بالنص المأخوذ من أحد الأحرف النموذجية أعلاه.
إرشادات عامة حول المستندات المحالة
يجب أن تتضمن أي مذكرة أو خطاب إحالة تفاصيل حول ما يتم إرساله بالضبط إلى المستلم. من المهم أيضًا تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يعرف المستلم كيفية التواصل معك إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى ذلك:
- استخدم التنسيق المناسب لخطابات العمل ، والذي لن يكون مشكلة إذا التزمت بأسلوب نماذج الحروف المقدمة هنا. إذا اخترت مذكرة ، فاستخدمهاإرشادات كتابة المذكراتفي حين أن.
- صحح بروفات الطباعةرسالتك بعناية قبل إرسالها للتأكد من عدم وجود أخطاء وأنها تنقل بوضوح النقطة التي تريد نقلها.
- احتفظ بنسخة من الرسالة مع نسخة من أي مستندات أخرى مرفقة ، في حال احتجت إليها للرجوع إليها في المستقبل.
توضيح المراسلات
الغرض من استخدام خطاب الإحالة هو التأكد من أن الشخص الذي يتلقى ما ترسله لن يتركه ينظر إلى شيء يتلقاه في مظروف أو طرد ويتساءل عن سبب إرساله إليه ، وما الذي يفترض أن يفعله به. ، أو من أين أتت. من خلال تخصيص بضع دقائق لإنشاء خطاب إحالة ، يمكنك المساعدة في تجنب هذا النوع من الالتباس.
