مع نمو عملك ، فإن كتابة تقارير الأعمال الرسمية أمر لا مفر منه. هذه التقارير تدور حول أكثر من مجرد أرقام وحقائق. إنهم يمثلون وجه شركتك ويجب أن يكونوا محترفين ومكتوبين بشكل جيد لترك أفضل انطباع. بغض النظر عن المحتوى أو الجمهور ، هناك طريقة أساسية يمكنك اتباعها لإنشاء تقريرك.
7 خطوات لكتابة تقرير الأعمال
تتطلب التقارير الناجحة التخطيط بحيث يمكنك نقل المعلومات بوضوح. إذا كانت شركتك لديها تقارير أعمال سابقة في الملف تعتبرها ناجحة ، فراجعها للحصول على فكرة عما قد يبحثون عنه. سواء كانت أمثلة التقارير السابقة متوفرة أم لا ، اتبع هذه الخطوات عند إنشاء تقرير أعمال.
مقالات ذات صلة- اللوازم المكتبية الأساسية للأعمال
- دور المساعد الإداري
- تخطيط المذكرة
1. تحديد الغرض من التقرير
هناك أنواع عديدة من تقارير الأعمال. الخطوة الأولى هي تحديد سبب كتابة التقرير. هل هذا التقرير لمجلس إدارة الشركة؟ هل هوالتقرير المالي السنويللمساهمين؟ هل تكتب أتقرير لتقييم الموظف؟ هل هوتقرير الحادثةتتعلق بحادث في مكان العمل؟ يساعدك فهم سبب التقرير على تحديد المعلومات اللازمة للجمهور المستهدف.
كيف تقدم نفسك لفتاة عبر الإنترنت
2. تحديد الجمهور والتكيف معه
يجب أن يحترم أسلوب كتابتك جمهورك. يجب أن يتطابق المستوى التعليمي للكتابة مع أولئك الذين سيقرؤون التقرير. قد لا يحتاج الموظفون إلى جميع البيانات التي قد يحتاجها المسؤولون التنفيذيون في الشركة. قد لا تحتاج المؤسسة الخارجية إلى الوصول إلى أي معلومات تعتبرها شركتك مصنفة. قد يتم إرسال التقرير إلى العديد من الجماهير في وقت واحد ؛ قد تضطر إلى دمج اهتمامات كل مجموعة في واحدة أو ربما كتابة أكثر من نسخة واحدة للتركيز على كل جمهور.
3. جمع وتنظيم البحوث
اجمع كل البيانات التي سيتم تناولها في التقرير. قد يشمل هذا عدة أشياء:
- تقارير المبيعات
- التوقعات
- تقارير الحضور
- نفقات
- القوائم المالية
- إحصاءات الإنتاج
قد تحتاج إلى جمع بيانات إضافية ، مثل المقابلات ،تحليل العملاء، أو معلومات المنافس للحصول على عرض أكثر اكتمالاً. هناك نقطة أخرى يجب تذكرها وهي أنك ستحتاج إلى شرح الأساليب والإجراءات التي استخدمتها لجمع البيانات الخاصة بك. هذا يضيف مصداقية للنتائج ويسمح للقراء بالإيمان بمعلوماتك.
4. قم بالتحليل
في هذه المرحلة ، عليك أن تأخذ البيانات التي لديك وتفهمها كلها. لقد حددت بالفعل أسباب كتابة هذا التقرير - الآن يجب أن تأخذ البيانات وتحاول معالجتها. تفسير البيانات ، وفهم ما تعنيه هذه البيانات ، وكيف يمكن أن تكون مفيدة للقراء. ما هي الأسئلة التي تجيب عليها البيانات؟
كم جنيه سيارة
- التحليلهو جزء أساسي من تقرير الأعمال ؛ يجب أن تكون قادرًا على تقديم استنتاجات وتوصيات باستخدام هذا التحليل. على سبيل المثال ، في حالة التوسع ، قد ترغب في تقييم تكاليف التوسيع ومقدار الإيرادات المتوقعة. يمكنك أيضًا النظر في أسباب التوسع مثل الزيادات في الطلب والأهداف طويلة المدى للشركة ، بالإضافة إلى نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات ذات الصلة عبرتحليل SWOT.
- لتسهيل القراءة ، قد تضطر أيضًا إلى إنشاء مخططات أو جداول أو رسوم بيانية لبياناتك وتحليلك. هذا يعطي القراء الأرقام أو النقاط في شكل سهل ؛ يمكن أن يساعدك أيضًا إذا كان عليك تقديم عرض شرائح مع تقريرك.
5. تنسيق التقرير
بعد الانتهاء من البحث وتحليل البيانات ، فإن الخطوة التالية هي تنسيق التقرير. تحتوي معظم تقارير الأعمال على أقسام محددة ؛ يمكنك تطويرالخطوط العريضةيتضمن البيانات من كل جزء من هذه الأجزاء.
- ملخص تنفيذي - هذا ملخص للنقاط الرئيسية في التقرير بما في ذلك التوصيات.
- مقدمة - يوضح هذا سبب كتابة التقرير.
- النتائج / البيانات - يحتوي هذا على البحث والتحليل وأي رسوم بيانية ومخططات.
- الاستنتاجات - يحتوي هذا القسم على ملخص قسم النتائج.
- توصية ق - ما هي الاقتراحات المبنية على النتائج والاستنتاجات الواردة في التقرير؟
عند إنشاء المخطط التفصيلي ، يجب عليك عمل قائمة بالموضوعات المهمة والموضوعات الفرعية ، ثم تنظيم موضوعاتك في ترتيب منطقي. تعمل معظم التقارير بشكل أفضل مع منظمة موضوع فرعي ، ولكن استخدم تنسيقًا آخر إذا كان يناسب بياناتك بشكل أفضل.
6. اكتبها
باستخدام المخطط التفصيلي كإطار عمل ، يمكنك بعد ذلك كتابة مسودة أولية للتقرير باستخدام أجزاء من المعلومات التي قمت بالبحث عنها أو تحليلها. الهدف هو وضع أفكارك ونقاطك الرئيسية على الورق - لا يحتاج هذا الإصدار إلى أن يكون مثاليًا نحويًا أو منسقًا بشكل صحيح حتى الآن. يمكنك تحرير الورقة لاحقًا.
7. راجع النقاط الرئيسية في الملخص التنفيذي
يمكن كتابة الملخص التنفيذي أخيرًا كنسخة مختصرة من التقرير الإجمالي ؛ ينتظر العديد من الأشخاص حتى تنتهي الورقة قبل كتابة هذه النظرة العامة. يجب أن يتضمن هذا الملخص:
- بيان موجز عن الغرض من التقرير : نموذج البداية يمكن أن يكون: 'تتطلع شركتنا إلى توسيع عملياتها في مناطق جديدة. يستعرض هذا التقرير قدراتنا الحالية وما هو مطلوب للانتقال إلى مناطق إضافية.
- معلومات أساسية مهمة : مثال على المعلومات الأساسية يمكن أن يكون: 'شركة XYZ تبيع منتجات وخدمات في منطقة ثلاث ولايات حاليًا وتوظف 300 شخص. ستتطلب كل ولاية إضافية مضافة 500000 دولار في رأس المال و 75 عاملاً إضافياً.
- النتائج الرئيسية أو البيانات : باستخدام المعلومات التي أدرجتها في تقريرك ، يجب أن تشير إلى التحليلات الرئيسية التي تريد أن يعرفها القارئ. على سبيل المثال: 'للتوسع في ولايتين إضافيتين ، ستحتاج الشركة XYZ إلى توظيف 150 عاملًا إضافيًا وبناء مصنعين جديدين. من المتوقع أن يحقق كل مصنع 750.000 دولار من الإيرادات في السنة الأولى بعد الانتهاء.
- الاستنتاجات الرئيسية : في هذا القسم ، يجب أن تلخص ما تقوله النتائج. على سبيل المثال ، سيكون من المهم أن نقول: 'إن الحصول على العناصر الضرورية في مكانها يتطلب مليون دولار من النفقات الرأسمالية و 3 أشهر لإكمال البناء. الإيرادات المتوقعة من هذا التوسع 1.5 مليون دولار.
- أهم التوصيات : تضمين التوصيات. ماذا يجب أن تفعل الشركة بالمعلومات التي قدمتها في التقرير؟ مثال على ذلك 'يجب أن تخطط الشركة XYZ للتوسع في ولايتين وتخصيص مليون دولار أمريكي للبناء المتوقع'.
يجب أن يحتوي الملخص التنفيذي على معلومات كافية حيث يمكن لمسؤول تنفيذي مشغول قراءة هذا الجزء من التقرير ولديه فكرة جيدة عن الورقة نفسها. في بعض الحالات ، قد يكون الملخص التنفيذي هو كل ما يُقرأ. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون الملخص التنفيذي صفحة أو أقل في الطول. راجع هذامثال ملخص تنفيذيللارشاد.
مشاكل تقرير الأعمال الشائعة التي يجب تجنبها
هناك بعض المشكلات العامة التي يجب تجنبها عند كتابة تقرير الأعمال.
- راقب كلامك: حافظ على اللغة الرسمية للحفاظ على اللياقة.
- إسهاب: كن موجزا. لا تستخدم عشر كلمات إذا كانت كلمتين ستفي بالغرض.
- الكثير من المصطلحات: لا تستخدمه إذا كان بإمكانك تجنبه. إذا كان يجب عليك استخدام المصطلحات ، فقم بتحديد المصطلح في المرة الأولى التي تستخدمها فيه.
تأكد من أن تقريرك سلس وأن البيانات والاستنتاجات والتوصيات كلها مدمجة في بعضها البعض. يجب أن يكون القارئ قادرًا على متابعة المنطق الذي يوضح كيف وصلت إلى النقاط النهائية.
كيف تعرف ما إذا كان رجل الجوزاء يحبك
استكمال تقرير فعال
بعد الانتهاء من المسودة الأولى ، حان وقت المراجعة. سوف تستفيد جميع تقارير الأعمال من التدقيق اللغوي.التدقيق اللغوييساعدك التقرير في كتابة تقرير فعال يحقق أهداف مؤسستك. خذ وقتك وراقب التفاصيل ، ويمكنك كتابة تقارير أعمال احترافية وفعالة.
