طوال الحياة ، سيُطلب من معظم الناس كتابة خطابات رسمية لمناسبات مختلفة. التنسيق المقبول للرسالة الرسمية ، والذي يسمى أحيانًا خطاب العمل ، دقيق ويجب اتباعه حتى يتم التعامل معه بجدية.
كيفية استخدام نموذج الخطاب الرسمي
قم بتنزيل هذه الرسالة الرسمية القابلة للتحرير.
لاستخدام نموذج الرسالة ، انقر على الصورة. في هذه المرحلة ، يمكنك إما تنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لاستخدامه لاحقًا أو تحريره ليناسب احتياجاتك ثم حفظه وتنزيله. لتنزيل الحرف اضغط على الصورة وسيتم فتحه في نافذة جديدة. ثم انقر فوق أيقونة التنزيل لحفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
مقالات ذات صلة
- كيفية توجيه رسالة إلى عائلة بشكل صحيح
- خطابات نموذجية للطلب
- كيف تكتب خطاب عمل
لتعديل الخطاب قبل التحميل:
- اضغط على الصورة.
- انقر فوق المنطقة التي تريد تحريرها وقم بتمييز النص هناك.
- قم بتغيير النص حسب الحاجة.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة لتنزيل الملف القابل للطباعة ، فهذايرشديمكن أن يكون موردا مفيدا.
كيف تكتب رسالة رسمية
إن معرفة ما تكتبه وكيفية كتابة خطاب رسمي هو بلا شك مهارة ستستخدمها بشكل متكرر طوال حياتك المهنية. يعد اتباع التنسيق المناسب أمرًا مهمًا مثل ما تكتبه بالفعل عندما يتعلق الأمر بالخطابات الرسمية.
الخطوة الأولى: جمع المعلومات
لكتابة رسالتك ، ستحتاج إلى الحصول على معلومات عن نفسك والشخص الذي تكتب إليه. ستحتاج إلى تضمين عنوانك وأي معلومات عنك تدعم الغرض من الخطاب.
تتضمن المعلومات التي تحتاجها حول مستلم رسالتك ما يلي:
- الاسم بالكامل
- اللقب (د. ، القس ، السيدة).
- اسم الشركة أو المنظمة
- عنوان المراسلة
عند إرسال خطاب رسمي ، فمن الأفضل توجيهه إلى شخص معين. إذا لم تكن متأكدًا ممن يجب توجيه رسالتك ، فيمكنك التحقق من موقع الشركة على الويب أو الاتصال بهم مباشرة. عندما لا تعرف لقب الشخص أو عندما لا تكون متأكدًا مما إذا كان رجلاً أو امرأة ، يمكنك ببساطة استخدام الاسم الكامل للشخص وحده.
احتفظ بكل هذه المعلومات في مكان واحد حيث يمكنك العثور عليها بسهولة أثناء كتابة رسالتك. هذا سيجعل عملية كتابة الخطاب الفعلية أسهل.
الخطوة 2: التنسيق
هناك تنسيق قياسي مقبول بشكل عام للرسائل الرسمية. التزم بهذا التنسيق وستعطي انطباعًا بأنك تحترم شكليات الموقف وبذلت جهدًا للبحث عن التنسيق. ال معمل الكتابة على الإنترنت بوردو يقدم إرشادات محددة في تنسيق خطاب رسمي:
- خط 12 نقطة
- الخط Times New Roman
- تباعد الأسطر الفردية
- هوامش 1.5 بوصة
- تنسيق الكتلة
- محاذاة لليسار
- التواريخ المكتوبة كما في هذا المثال: 14 آذار (مارس) 1999 (مع توضيح الشهر والسنة التي تحتوي على أربعة أرقام)
الخطوة 3: العنوان
يتضمن العنوان عنوانك والتاريخ ؛ لا تضع اسمك في العنوان. من المقبول تضمين عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في العنوان ولكن هذا ليس مطلوبًا. ينتقل العنوان في الزاوية العلوية اليسرى من المستند بتنسيق كتلة ، مما يعني أن كل سطر يبدأ مباشرةً أسفل الأخير.
إذا قمت بتضمين عنوان بريد إلكتروني ، فتأكد من أنه احترافي. سيبدو عنوان البريد الإلكتروني مثل catsRcute@wahoo.com غير ناضج وغير احترافي. عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني يستخدم اسمك الأول واسم العائلة فقط. ينطبق نفس المعيار على تضمين رقم الهاتف. قم فقط بتضمين رقم يمكنك الوصول إليه بسهولة أو حيث يوجد خيار لترك رسالة لك.
الخطوة 4: العنوان الداخلي
يتضمن العنوان الداخلي اسم وعنوان الشخص الذي تكتب إليه. قواميس أكسفورد يشارك في أن هذا القسم من رسالتك يجب أن يبدأ بأربعة أسطر أسفل العنوان. ابدأ بعنوان المستلم والاسم الكامل. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص ، يمكنك استخدام لقبه وحده ، ولكن من الأفضل توجيه الرسالة إلى شخص معين. أسفل الاسم ، ستكتب العنوان مع كتابة جميع الكلمات. على سبيل المثال ، يجب عليك استخدام 'شارع' وليس 'شارع' المختصر.
الخطوة 5: التحية
التحية هي في الأساس تحية ، مثل عندما تقابل شخصًا ما شخصيًا وتقول 'مرحبًا'. يجب أن يبدأ هذا القسم سطرين أسفل العنوان الداخلي. أكثر التحية الرسمية شيوعًا ، وفقًا لـ كتابة هو 'عزيزي'. يمكنك بعد ذلك تضمين عنوان المستلم واسمه متبوعًا بنقطتين. على سبيل المثال ، قد تقول 'عزيزي السيد جونز':
الخطوة 6: الجسم
نص الرسالة هو رسالتك الفعلية. في الخطاب الرسمي ، يمكن أن يكون لديك ما بين فقرة إلى ثلاث فقرات في النص حسب الغرض الخاص بك.
- الفقرة الأولى - عرّف عن نفسك والغرض من الكتابة
- الفقرة الثانية - قدم معلومات موجزة تدعم هدفك
- الفقرة الثالثة - اشكر المستلم على وقته وقم بالإشارة إلى أي مواد تكميلية مقدمة
يجب وضع نص الرسالة تحت التحية سطرين ، بحيث يمكنك تخطي سطر واحد بينهما.
الخطوة 7: الإغلاق
الختام هو كيف تقول وداعا في خطاب. تخطي سطرًا واحدًا بعد النص ثم اكتب الإغلاق. بعد الخاص بكالعبارة الختاميةتريد ترك عدة أسطر تحتها ، ثم اكتب اسمك بالكامل. ستكون المساحة التي تتركها هي المكان الذي توقع فيه الرسالة فعليًا. تشمل عمليات الإغلاق الرسمية المقبولة ما يلي:
- مع أطيب التحيات
- بإخلاص
- افضل الأمنيات
تأكد دائمًا من اتباع الختام بفاصلة.
الخطوة 8: التحرير
من المهم جدًا التحقق من التنسيق والتهجئة والقواعد في خطاب رسمي قبل إرساله. يُظهر هذا النوع من الاهتمام بالتفاصيل أخلاقيات عملك وقدرتك على المتابعة. يمكنك استخدام خيار التدقيق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك كنقطة بداية. بمجرد القيام بذلك ، من الجيد أن تطلب من شخص آخر فحص المستند. يجب عليك بعد ذلك التحقق من الحرف بنفسك مرة أخرى قبل الانتهاء. أثناء التحرير ، يجب أن تبحث أنت والمراجع الذي اخترته عما يلي:
- التصحيح الإملائي واستخدام الكلمات
- تصحيح علامات الترقيم
- التباعد والخط
- استخدام القواعد الصحيحة
- نغمة الرسالة - يجب أن تكون دافئة ومحترمة ومهنية
- خالية من الكلمات العامية والاختصارات
- العنوان المناسب للمستلم
- معلومات الاتصال الصحيحة للمرسل والمستلم
أفضل انطباع أول
غالبًا ما يعطي الخطاب الرسمي الانطباع الأول عنك لمحترف لم تقابله. اتبع إرشادات التنسيق القياسية وسيتم أخذك على محمل الجد والاحترام.
