قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ عندما تحتاج إلى كتابة خطاب امتثال. هذا صحيح سواء كنت بحاجة إلى إخطار شخص ما بأنه غير ملتزم أو كنت بحاجة إلى الرد على تلقي مثل هذا الإخطار بنفسك. استخدم نماذج الرسائل الواردة هنا لمساعدتك في البدء في صياغة خطاب خاص بك.
نوعان من خطابات الامتثال
حدد نموذج الرسالة لنوع الموقف الذي تواجهه بالنقر فوق الصورة المقابلة. سيتم فتح الخطاب كمستند PDF قابل للتخصيص بالكامل. راجع هذادليل للطباعةإذا كنت بحاجة للمساعدة. بمجرد فتح الملف الذي تحدده ، يمكنك تحرير النص ببساطة عن طريق النقر في أي مكان في المنطقة المميزة. استخدم شريط الأدوات أو أوامر القائمة 'ملف' للحفظ و / أو الطباعة عندما تكون جاهزًا.
مقالات ذات صلة- خطاب حجز عدم الامتثال
- كيفية إنهاء خطابات العمل مع عمليات الإغلاق المناسبة
- نماذج رسائل الرفض
الإخطار بانتهاك الامتثال
استخدم هذا الإصدار إذا كنت بحاجة إلى إخطار شخص ما بأنه لا يمتثل لواحد أو أكثر من المتطلبات ، مثل شروط اتفاقية العضوية أو الالتزامات التعاقدية الأخرى.
خطاب انتهاك الامتثال
عند تحرير الرسالة ، اذكر بوضوح نوع انتهاك الامتثال الذي تعتقد أن الشخص قد ارتكبه ، وقدم تفاصيل حول التزامات الامتثال الخاصة به ووضح الخطوات التي يجب اتخاذها لمعالجة الموقف.
الرد على إشعار عدم الامتثال
استخدم هذا الإصدار إذا تلقيت إشعارًا يفيد بأنك قد تكون غير ملتزم بمتطلبات قابلة للتطبيق وتحتاج إلى الرد وفقًا لذلك.
الرد على إشعار عدم الامتثال
بعد تلقي إشعار بانتهاك الامتثال ، يجب عليك مراجعة المتطلبات التي تنطبق بعناية لتحديد ما إذا كنت خارج الامتثال أم لا. إذا كنت كذلك ، فاعترف بذلك في رسالتك وحدد ما قمت به (أو ستفعله) لتصحيح الموقف. إذا كنت لا تعتقد أن هناك انتهاكًا للامتثال ، فذكر ذلك وادعم تأكيدك بالحقائق.
التواصل المناسب
ضع في اعتبارك أن هذا النوع من الخطابات هو مستند عمل رسمي. بغض النظر عن نوع خطاب الامتثال الذي تكتبه ، من المهم استخدام نبرة احترافية ومهذبة. يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بشكل جيد ، وأن تستخدم لغة تعبر بوضوح عن وجهة نظر الكاتب. يجب أن يكون هدفك هو تصحيح الموقف بطريقة ودية ترضي جميع الأطراف ، وليس توليد سوء النية أو الإضرار بالعلاقة.
